Kit RGPD pour les clients de Haliow

Information sur le traitement de vos données personnelles

[Nom de votre structure], [adresse], représentée par [nom et fonction], traite vos données personnelles pour la gestion de votre relation de travail. Contact pour toute question sur vos données : [adresse e-mail ou service].

Pourquoi ? Gestion administrative du personnel et tenue du registre unique du personnel ; organisation du travail (planning, affectations, astreintes) ; [suivi du temps de travail par pointage ;] [consignation des événements de service dans la main courante et suivi des rondes ;] préparation des éléments de paie et remboursement des frais professionnels ; suivi des formations, habilitations et cartes professionnelles ; gestion des congés et absences.

Sur quelle base ? L'exécution de votre contrat de travail ; le respect de nos obligations légales (registre du personnel, contrôle de l'autorisation de travail, durée du travail, obligations sociales) ; notre intérêt légitime à organiser et sécuriser l'activité, pour le suivi des interventions et la main courante.

Quelles données ? Identité, coordonnées, date et lieu de naissance, nationalité et, le cas échéant, titre de séjour ; emploi, qualification, contrat, dates d'entrée et de sortie ; planning, heures de travail, [pointages et, le cas échéant, photographie prise lors du pointage,] absences et congés (leur type, sans motif médical) ; habilitations, formations, cartes professionnelles ; notes de frais et justificatifs ; coordonnées bancaires pour les remboursements. La plupart de ces informations sont exigées par la loi ou nécessaires à votre contrat : sans elles, nous ne pourrions pas remplir nos obligations d'employeur. Les autres sont signalées comme facultatives.

Qui y a accès ? Les personnes habilitées de [la direction, le service du personnel, votre responsable], notre expert-comptable ou gestionnaire de paie, les organismes sociaux et administrations lorsque la loi l'exige. Ces données sont hébergées par notre prestataire de logiciel de gestion, Haliow, en France, qui agit pour notre compte et ne peut pas les utiliser à d'autres fins. Si vous utilisez l'application Haliow, votre connexion est vérifiée par un service de Google situé aux États-Unis, et les notifications envoyées sur votre téléphone transitent par des services situés aux États-Unis (Expo, Apple, Google) ; ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (cadre de protection des données UE–États-Unis, clauses contractuelles types).

Combien de temps ? Pendant la durée de votre contrat, puis [cinq ans] après votre départ pour les éléments nécessaires à la gestion de vos droits et à la tenue du registre du personnel ; [cinq ans] au plus pour les données de temps de travail ; dix ans pour les pièces comptables (notes de frais).

Vos droits. Vous pouvez accéder à vos données, les faire rectifier, demander leur effacement ou la limitation de leur traitement lorsque la loi le permet, recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré (portabilité) pour celles traitées sur la base de votre contrat, vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation, et définir des directives sur le sort de vos données après votre décès. Adressez-vous à [contact]. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr).

Protection des données personnelles

Les informations recueillies par [Nom de votre structure] sont nécessaires à l'établissement des devis, à l'exécution des prestations, à la facturation, au recouvrement et à la tenue de notre comptabilité. Elles sont traitées sur la base de l'exécution du contrat, de nos obligations légales (conservation des pièces comptables pendant dix ans) et de notre intérêt légitime (suivi de la relation commerciale, prospection auprès de nos clients pour des prestations analogues).

Elles sont destinées à nos services, à notre expert-comptable pour la tenue de nos comptes et, pour les factures, à la plateforme agréée de facturation électronique qui les transmet, ainsi qu'à l'administration fiscale lorsque la loi l'exige. Elles sont hébergées en France par notre prestataire de logiciel de gestion, qui agit pour notre compte. Elles sont conservées pendant la durée de la relation commerciale puis trois ans pour la prospection, et dix ans pour les factures.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition (notamment, à tout moment, à la prospection) et de portabilité, en écrivant à [contact]. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Dans le cadre de la gestion de ses factures et du recouvrement de ses créances, [Nom de votre structure] analyse les délais de règlement de ses clients afin d'adapter ses conditions de paiement. Cette analyse repose uniquement sur les dates d'échéance et de règlement des factures des vingt-quatre derniers mois, reste interne, n'est communiquée à aucun tiers et ne donne lieu à aucune décision automatisée. Base légale : intérêt légitime (gestion des impayés). Vous pouvez vous y opposer et exercer vos droits auprès de [contact].

Vos données et l'association

[Nom de l'association] traite vos données pour gérer votre adhésion, vos cotisations et votre participation à la vie de l'association (convocations, assemblées, activités), pour enregistrer vos dons et vous délivrer les reçus fiscaux, et pour organiser l'engagement des bénévoles. Bases légales : votre adhésion (contrat), nos obligations légales (reçus fiscaux et comptabilité) et notre intérêt légitime (vie associative).

Ces données sont réservées aux membres du bureau et aux personnes habilitées de l'association. Elles sont hébergées en France par notre prestataire de logiciel de gestion, qui agit pour notre compte. Elles sont conservées pendant la durée de votre adhésion puis [trois ans] ; les pièces relatives aux dons et aux reçus fiscaux, pendant six ans ; les pièces comptables, pendant dix ans.

[Si l'association a un caractère politique, philosophique, religieux ou syndical : Votre adhésion peut révéler vos convictions. Ces données sont traitées pour les seuls besoins de l'association et ne sont jamais communiquées à l'extérieur sans votre consentement.]

Vous pouvez accéder à vos données, les rectifier, demander leur effacement ou la limitation de leur traitement, vous opposer à leur traitement et recevoir celles que vous nous avez fournies dans un format structuré (portabilité), en écrivant à [contact], et saisir la CNIL.

Les informations saisies lors de votre réservation (nom, adresse e-mail, téléphone, message) sont utilisées par [Nom de votre structure] pour organiser votre rendez-vous et vous recontacter à ce sujet, sur la base des mesures préalables à un contrat que vous avez sollicitées [ou : de notre intérêt légitime à organiser nos rendez-vous]. Elles sont hébergées en France par notre prestataire de logiciel, Haliow, qui agit pour notre compte ; pour protéger la page contre les abus, Haliow conserve en outre, pour son propre compte, une empreinte de votre adresse IP pendant vingt-quatre heures au plus. Elles sont conservées [un an] au plus après le rendez-vous. Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à [contact] et saisir la CNIL.